Come funziona la fatturazione elettronica di Aruba?

La fatturazione elettronica è già arrivata come obbligo per partita Iva e aziende. Di cosa si tratta e come fare per essere in regola grazie ad Aruba?

Indice

Fatturazione elettronica: tutto quello che c’è da sapere
Prezzi su Aruba
Come attivare
Modalità di fatturazione: smart o guidata?
Configurazione Smart
Configurazione guidata
Come caricare le fatture
Come ricevere una fattura
Come fare da smartphone e da tablet
Disclaimer

Fatturazione elettronica: tutto quello che c’è da sapere

La fatturazione elettronica sostituisce la fatturazione cartacea. Quindi: aziende, professionisti e chiunque abbia una partita Iva deve usarla. Le aziende e i professionisti che vendono a privati devono comunque fatturare con questo sistema. Ecco chi non deve farla per ora:

• Chi è nei minimi o forfettario o in regime di vantaggio.
• Agricoltori in regime speciale.
• Associazioni dilettantistiche sportive fino a 65000 Euro l’anno.
• Medici.
• Farmacie.
• Chi vende o presta servizi fuori dall’Italia o extracomunitari.

Questo tipo di fattura si può inviare a enti pubblici, privati e altre aziende. Chi ha un gestionale, può esportare le fatture .xml per poi inserirle nel circuito, oppure pagare Aruba per il collegamento diretto. Aruba si collega all’Agenzia delle Entrate, così le fatture arrivano direttamente anche a chi deve controllare.

Prezzi su Aruba

Quali sono i prezzi su Aruba per la fatturazione elettronica? Il piano base è di 25 Euro + Iva e consente di ottenere sia il gestionale sul sito, sia 1 GB per le fatture. Se si vuole, si può chiedere un altro GB di spazio, pagando sempre 25 Euro +Iva in più.

Le aziende più grandi, che hanno bisogno di più persone che lavorano sulle stesse fatture, hanno un servizio che parte da 300/600 Euro + Iva, in base a quello che serve. In questo caso, i GB di spazio passano da 1 a 5, mentre c’è un gestionale ad hoc e fino a 6 account disponibili. In più, Aruba manda le comunicazioni finanziarie di rito.

Naturalmente, si parla delle grandi realtà, che hanno bisogno di maggiori prestazioni.

Come attivare

Per attivare il servizio, si deve andare al sito ufficiale e scorrere finché non si arriva al bottone Acquista. Da lì, ecco la procedura completa da seguire:

Prosegui e completa l’ordine —> Login (se si ha l’account)/Registrati e completa l’ordine (se non si ha l’account) —> se non si ha un account Aruba, inserire in successione nei campi di riferimento spuntando libero professionista/azienda/ditta individuale, poi: Nome, Cognome, indirizzo, cellulare, codice fiscale, numero di partita Iva, indirizzo e-mail —> (dopo il Login o dopo la registrazione) Consento (spunta privacy) —> Prosegui e completa l’ordine. 

Il servizio si può pagare con: Paypal, carta di credito, bollettino o bonifico. Quando si riceve o si invia una fattura, Aruba genera un file .xml e lo crea con la PEC.

Modalità di fatturazione: smart o guidata?

Aruba mette a disposizione due modalità di fatturazione. Prima di scegliere, si deve fare la prima configurazione. Ecco passo passo cosa fare:

• Espandere le voci: stabile organizzazione, albo professionale, iscrizione REA. Inserire i dati richiesti e cliccare su Prosegui.
• Regime fiscale: scegliere tra Ordinario, Minimi, agricoltura e attività connesse alla pesca. Cliccare poi su Prosegui.
• Su Esigibilità dell’Iva, scegliere se ON, oppure OFF. Se ON, selezionare una delle tre funzioni di esigibilità: immediata/differita/scissione dei pagamenti. Se OFF, scegliere il tipo di regime senza Iva applicato. Cliccare poi su Prosegui.
• Su cassa previdenziale, scegliere ON/OFF, inserendo: tipo di cassa, aliquota, codice IVA o rivalsa. Quindi, cliccare su Prosegui.
• Impostare da: Aggiungi importo del contributo previdenziale 1 alla base imponibile del contributo previdenziale 2.
• Impostare la ritenuta di acconto: cliccare su ON, poi indicare tipo di ritenuta, aliquota ritenuta e causale di pagamento. Ora, si inseriscono le informazioni richieste da Aggiungi importo sul contributo previdenziale 1 alla base imponibile della ritenuta. Cliccare, infine, su Prosegui.
• Scegliere se utilizzare la modalità di fatturazione guidata o smart (= la differenza è nei prossimi paragrafi).
• Scegliere se inserire la notifica su PEC dalla levetta ON/OFF, cliccare poi su Prosegui.
• Aprire la sezione Responsabile produttore e della conservazione, modificare se serve e cliccare su Prosegui.
• Inserire il numero di cellulare e cliccare su Invia SMS. Inserire il codice ricevuto e cliccare su Prosegui e inizia ora.

La prima configurazione è completa. Ora, ecco quali sono le modalità smart e guidata per la creazione della fattura e quali sono le differenze.

Configurazione Smart

La configurazione Smart è l’ideale per chi è già abituato a compilare fatture tramite gestionale. I campi da compilare sono:

• Dati documento.
• Tipo di cliente (azienda, PA, privato).
• Data, sezionale, progressivo.
• Dati cliente (c’è il bottone, si può anche selezionare un cliente). Per aggiungere un nuovo cliente, la procedura completa è: Aggiungi Nuovo —> email —> P.Iva —> condice fiscale —> Nome —> Sede —> Salva.
• Aggiungi prodotto o servizio (c’è il bottone). Per aggiungere un nuovo prodotto, basta inserire da Aggiungi Nuovo: descrizione, codice tipo, codice valore, codice Iva, prezzo unitario, unità di misura. Poi si salva (spuntare la sezione salva anagrafica) e si aggiunge.
• Inserire quantità, sconto/maggiorazione.
• Dall’icona a ingranaggio si inseriscono o si eliminano righe, oppure altri dati da selezionare e compilare.
• Scegliere e indicare esigibilità Iva, cassa previdenziale e ritenuta.
• Scegliere ON per scegliere di volta in volta le leggi di riferimento. Salvare.
• Inserire i dati di pagamento: beneficiario, condizioni, metodo di pagamento (si può scegliere quale). Cliccare su Prosegui.
• Inserire: banca, sconto pagamento anticipato, penalità ritardi e codice pagamento. Salvare e cliccare su Prosegui.
• Sceglierel’Anteprima, la Stampa, il salvataggio o l’invio del documento (in base alle proprie esigenze)

Configurazione guidata

La configurazione guidata della fatturazione elettronica è l’ideale per chi non sa bene come fare e vuole ricevere suggerimenti man mano che utilizza il sistema. Invece che in un’unica pagina, per non sbagliare, ogni cosa ha la sua sezione di riferimento. Ecco quali sono tutti i passaggi:

• Crea fattura —> Modalità guidata.
• Dati documenti —> tipo di cliente —> tipo di documento —> data documento, sezionale e progressivo (= si selezionano e si completano).
• A questo punto, si seleziona il cliente. Se si deve inserire, si sceglie Aggiungi Nuovo e da lì: identificativo, email, ID Paese, P.Iva, codice fiscale, nome e cognome. Si spunta su seleziona anagrafica e si salva.
• Da Prosegui, comparirà la schermata del servizio. Quindi da Aggiungi, si scelgono in successione: Inserisci nuovo —> descrizione —> codice tipo —> codice valore —> codice Iva —> prezzo unitario —> unità di misura. Spuntare quindi salvataggio in anagrafica e cliccare su Salva.
• Inserire quantità, sconto/maggiorazione.
• Dall’icona a ingranaggio, scegliere e indicare: modifica prodotto o servizio —> aggiungere dati —> duplicare/eliminare riga.
• Scegliere se far fare il calcolo automatico da ON, oppure no da OFF per inserire i calcoli manualmente. Scegliere Prosegui.
• Scegliere e compilare esigibilità Iva, cassa previdenziale e ritenuta. Cliccare su Prosegui.
• Scegliere e compilare beneficiario, modalità e metodo di pagamento. Se serve, ci sono i Dati aggiuntivi pagamento, dove poter inserire: sconto pagamento anticipato, penalità ritardi, data limite pagamento anticipato, codice pagamento. Cliccare Prosegui.
• Scegliere le normative vigenti dalla levetta ON. Cliccare su Prosegui.
• Scegliere se stampare, salvare in bozza o inviare la fattura.

Come caricare le fatture

Per caricare le fatture, è importante esportarle dal gestionale in formato .xml. Da Aruba, accedendo al proprio account della fatturazione elettronica, si dovrà scegliere Carica fattura. Da lì, usare il comando Seleziona Documenti. Ogni file non può superare i 5 MB, però si possono inviare fino a 30 fatture alla volta, per un massimo di 300.

Ora, una volta validate dal sistema di Aruba, le fatture si possono salvare in bozza, inviare o eliminare.

Come ricevere una fattura

Per ricevere le fatture, si deve inviare il proprio codice identificativo ottenuto da Aruba sulla PEC al termine della prima configurazione all’Agenzia delle Entrate. Basta effettuare il Login e inserire il codice. Il codice si può dare anche direttamente a clienti e fornitori, per la fatturazione: si trova in Configurazione —> Dati di ricezione.

Le fatture ricevute vengono notificate tramite PEC se si è scelta l’opzione ON. Si trovano sempre nella sezione Fatture ricevute a sinistra. Da lì, si può scegliere in successione:

Visualizza —> Azioni (per esportarle in PDF o XML).

Per gestire al meglio le fatture, si può vedere e fare le azioni più comuni dalle voci Bozze e Fatture inviate, oltre che da Fatture ricevute.

Da Configurazione —> Regime fiscale si possono modificare i dati fiscali, dall’Iva (con cassa previdenziale e ritenuta), ai dati di cedente/prestatore, fino alle Anagrafiche per clienti e prodotti. Infine, c’è una sezione per le comunicazioni finanziarie.

Qui si possono trovare informazioni su dati fatture e liquidazioni Iva.

Come fare da smartphone e da tablet

Per poter gestire la fatturazione elettronica di Atuba da smartphone e tablet Android/iOS, l’unica cosa da fare è usare il browser Chrome o Safari, per andare poi sul sito. Infatti, al momento, non esiste un’app che offra questo servizio.

Aruba offre un buon servizio di assistenza clienti per la fatturazione elettronica. Ci sono tutti i video che spiegano come funziona e la pagina dedicata all’assistenza clienti, dalla quale selezionare “Fatturazione elettronica” per saperne di più.

Disclaimer

Le informazioni contenute in questo articolo sono solo indicative sul funzionamento generale della fatturazione elettronica su Aruba. Per consigli sul regime fiscale o sulla fatturazione elettronica legata agli obblighi di legge, rivolgiti a un commercialista.